Tuy đã được đưa vào sử dụng một thời gian nhưng còn khá nhiều kế toán mới vẫn lúng túng khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, trong đó có nghiệp vụ làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Thay vì lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thủ công như trước đây, khi DN sử dụng hóa đơn điện tử thì thông tin hóa đơn sẽ được lấy dữ liệu tự động và cập nhật vào báo cáo. Một số điều kế toán nên lưu ý khi thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử là gì? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu ngay sau đây.
Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử có sẵn chức năng kết nối với cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Do đó kế toán chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản là báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sẽ được gửi tới cơ quan thuế. Những mẫu báo cáo, biên bản khác liên quan sẽ được tự động cập nhật dữ liệu khi kế toán tạo, lập hóa đơn và cách xử lý nghiệp vụ tương tự như hóa đơn giấy. Báo cáo này được tự động cập nhật trên phần mềm để DN có thể gửi trực tiếp bằng phương tiện điện tử hoặc có thể in ra để nộp.
Sau khi kế toán lập hóa đơn thì phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động cập nhật các báo cáo và thủ tục liên quan khác. Kế toán cần kiểm tra lại thông tin đã chính xác chưa để khi nộp báo cáo tránh xảy ra sai sót. Trên phần mềm có chức năng kết xuất hóa đơn ra file Excel hoặc XML, tùy theo yêu cầu của cơ quan thuế mà kế toán in ra và nộp.
Phân biệt nội dung “Xóa bỏ” và “Hủy” trọng mục số sử dụng, xóa bỏ, hủy trong kỳ:
– Mục “Xóa bỏ” trong báo cáo là những hóa đơn điện tử đã lập trong kỳ mà bị sai sót thì đơn vị thực hiện nghiệp vụ xóa, thay thế hóa đơn.
– Mục “Hủy” trong báo cáo là khi đơn vị thực hiện hủy hóa đơn trong một số trường hợp: hủy bỏ dải số hóa đơn chưa dùng hết, thay đổi mẫu hóa đơn, thay đổi hoặc sáp nhập cơ quan Thuế,…
Vì vậy, để đảm bảo tính chính xác, hệ thống đã tự động phân biệt nghiệp vụ “Xóa” và “Hủy” trong BC26 để hỗ trợ đơn vị trong quá trình tổng hợp và báo cáo.
Đối với kế toán, ngoài hoạt động báo cáo theo quy định thì thường phải lập các loại báo cáo theo doanh thu của khách hàng, theo nhóm cộng tác viên để hỗ trợ việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Chưa nhận sổ BHXH có được nhận trợ cấp thất nghiệp khi nghỉ việc?
Các bước cài đặt Java sử dụng hệ thống thuế điện tử eTax
DN cần lưu ý về thời hạn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử:
– Báo cáo theo tháng: chậm nhất ngày 20 của tháng sau phải nộp báo cáo.
– Báo cáo theo quý: Qúy I (chậm nhất 30/4), Qúy II (chậm nhất 30/7), Quý III (chậm nhất 30/10), Quý IV (chậm nhất 30/1 năm sau).
Việc nộp chậm hoặc làm sai báo cáo doanh nghiệp có thể bị phạt đến 8.000.000 đồng, chi tiết như sau:
– Trường hợp doanh nghiệp nộp báo cáo, thông báo, trừ thông báo phát hành hóa đơn muộn từ ngày 1 – ngày 10 từ khi hết thời hạn đã định sẽ bị mức phạt cảnh cáo.
– Nếu nộp chậm sau 10 ngày trừ thông báo phát hành hóa đơn phạt tiền từ 2.000.000đ – 4.000.000đ.
– Còn trong trường hợp doanh nghiệp không nộp báo cáo trừ thông báo phát hành hóa đơn (được tính sau 20 ngày kể từ khi hết thời hạn quy định) sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000đ – 8.000.000đ
– Trường hợp lập thiếu nội dung hoặc sai phạt tiền từ 200.000đ – 1.000.000đ.
Sau khi bị phạt tiền, doanh nghiệp bắt buộc phải lập và gửi lại cho cơ quan thuế theo đúng như quy định.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử là xu hướng mới và cũng đơn giản hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy. Các bạn kế toán nên cập nhật những thông tin mới để tránh mất nhiều thời gian cũng như tăng hiệu suất trong công việc.
